Mở phòng khám nha khoa hiện đang là trào lưu suốt những năm vừa qua. Kể cả những người chưa từng hoạt động trong ngành cũng có thể mở phòng khám như ca sĩ Ngô Kiến Huy. Tuy nhiên, mọi nha khoa đều có chung điểm khởi đầu là để tiếp cận được bệnh nhân đầu tiên thì cần cả một quá trình cố gắng, đầu tư cực lớn. Quá trình thiết kế là một phần quan trọng trong giai đoạn đầu của quy trình xây phòng khám mới. Với việc lập kế hoạch và cân nhắc mọi rủi ro cẩn thận, bạn có thể bắt đầu xây dựng một phòng khám nha khoa đáp ứng hoàn hảo các nhu cầu của mình. Dưới đây là một số điều bạn cần lưu ý khi tiến hành việc lên kế hoạch và thiết kế cho phòng khám nha khoa của mình.
Lựa chọn xây dựng mới hay cải tạo
Đầu tiên khi lên kế hoạch sở hữu một phòng khám nha khoa mới, bạn cần phải suy xét xem sẽ xây dựng phòng khám mới ngay từ đầu hay bạn sẽ mua một toà nhà cũ và sửa đổi nó để đáp ứng nhu cầu mở phòng khám của bạn. Theo đánh giá khách quan thì xây dựng phòng khám mới có một số ưu điểm so với việc mua một công trình cũ và cải tạo.
Khi bạn xây dựng mới từ đầu, tất cả các tính năng, bố cục cũng như hệ thống ngầm của phòng khám sẽ chính xác như cách bạn hình dung về nó. Bạn không cần lo những vấn đề như hệ thống điện rò rỉ, đường ống nước nứt vỡ hay là hệ thống cáp quang của tòa nhà. Mọi thứ sẽ đảm bảo được tối ưu khi bạn lắp đặt thiết bị nha khoa, cũng như cơ sở hạ tầng của phòng khám.
Xây dựng mới phòng khám cho phép bạn có toàn quyền quyết định mà không cần lo lắng về những vấn đề phát sinh như khi thi công trên công trình cũ. Nó cũng cho bạn cơ hội lập kế hoạch phát triển dài hạn trong tương lai, dễ dàng nâng cấp và mở rộng thêm dịch vụ chẳng hạn như lắp đặt thêm phòng chụp X-quang hay mở thêm phòng lab để có thể gắn răng sứ trong một lần hẹn.
Đặc biệt về mặt chi phí, đối với việc cải tạo những công trình cũ sẽ gặp nhiều chi phí phát sinh và khi khắc phục những vấn đề đó đôi khi tốn kém hơn do đòi hỏi đội thi công phải làm nhiều công đoạn mới hoàn thiện được.
1. Chọn vị trí địa lý phù hợp
Sau khi quyết định được kế hoạch là mở mới phòng khám, bạn cần chọn vị trí chính xác và phù hợp vì nó có tác động lớn đến mức độ thành công của nha khoa. Dưới đây là một số cân nhắc quan trọng cần thực hiện khi chọn một khu vực và vị trí đắc địa trong khu vực đó.
1.2 Vị trí địa lý so với các đối thủ
Đảm bảo rằng khu vực đó có nhu cầu về dịch vụ nha khoa mà bạn cung cấp, khu vực chưa có quá nhiều cơ sở nha khoa. Vì đặc trưng trong ngành nha khoa, bệnh nhân gần như không bao giờ tìm kiếm một nha sĩ mới, họ thường sẽ trung thành với nha sĩ quen. Vậy nên nếu nơi bạn chọn đã có quá nhiều phòng khám nha khoa thì khả năng bạn kiếm được khách hàng mới sẽ khó khăn, đòi hỏi đầu tư nhiều về quảng cáo cũng như tạo nhiều chương trình khuyến mãi.
Tiếp theo, bạn cần ưu tiên những địa điểm mặt tiền có lưu lượng giao thông tốt, khu vực mật độ dân cư cao và đặc biệt là khu vực có thu nhập từ trung bình khá trở lên. Bạn có thể thực hiện nghiên cứu nhân khẩu học khi bạn thu hẹp khu vực mà bạn đang cân nhắc cho phòng khám nha khoa mới.
Cuối cùng, là lựa chọn những địa điểm có giấy tờ chính chủ rõ ràng không trong diện đất tranh chấp, tình trạng đất: thổ cư, đất trồng cây lâu năm, … Tìm hiểu kỹ giấy phép thi công khi khu vực bạn xây dựng gần với sân bay, trạm điện, …
1.3 Xác định các yêu cầu về diện tích xây dựng của bạn
Về vị trí, bạn cần xác định xem mình cần bao nhiêu không gian. Xác định bạn muốn bao nhiêu phòng phẫu thuật, khu vực chờ của bạn cần rộng bao nhiêu và những không gian khác tùy nhu cầu của phòng khám. Theo điều kiện được quy định tại Điều 26 Nghị định 109/2016/NĐ-CP (Một số nội dung được bãi bỏ bởi Điều 10 Nghị định 155/2018/NĐ-CP), bạn sẽ cần ít nhất 10 mét vuông cho một phòng điều trị và phải đảm bảo mỗi ghế nha khoa có ít nhất 5 mét vuông không gian hoạt động. Ngoài ra phòng khám nha khoa cần có khu vực tiếp tân riêng hoặc phòng tư vấn. Hãy chắc chắn diện tích phòng khám cho phép bạn thiết lập những hạng mục sau:
- Phòng phẫu thuật
- Khu vực khử trùng
- Phòng tư vấn, sảnh tiếp tân
- Khu vực lưu trữ
- Nhà vệ sinh
- Khu vực đỗ xe
Tính toán kỹ lưỡng bạn sẽ cần bao nhiêu mét vuông và sử dụng thông số đó để xác định không gian nào sẽ phù hợp với nhu cầu của bạn trong quá trình thiết kế. Lưu ý cần đủ không gian tối thiểu để tuân thủ yêu cầu của Nhà nước cũng như bộ y tế. Ngoài ra, đừng quên không gian di chuyển giúp đỡ những bệnh nhân có vấn đề về di chuyển như: nhà vệ sinh cho người khuyết tật, cầu thang cho người khuyết tật, ….
2. Thiết kế không gian phòng khám
Sau khi chọn được một vị trí hoàn hảo đắc địa, thì cách bạn thiết kế không gian phòng khám cũng là yếu tố quan trọng không kém. Dưới đây là một số cân nhắc cần thực hiện trong quá trình thiết kế không gian.
2.1 Phân tích nhu cầu
Để tưởng tượng ra một không gian phòng khám lớn với đầy đủ tính năng thì rất đơn giản, nhưng sà đà quá nhiều những thứ mình muốn sẽ khiến mọi thứ vượt quá ngân sách của bạn cho phép, bạn cần tìm ra được nhu cầu để thực hiện phòng khám. Hãy hợp tác với một kiến trúc sư có kinh nghiệm xây dựng các phòng khám nha khoa, phác thảo nhu cầu và mong muốn của bạn. Đảm bảo không gian của bạn có mọi thứ bạn cần và một số thứ bạn muốn phát triển trong tương lai. Sau đó, xây dựng bản thiết kế thích hợp nhất với ngân sách cũng như tối ưu không gian hiện có, tận dụng mọi khả năng địa điểm cho phép.
Có thể bạn quan tâm:
2.2 Phân tích quy trình hoạt động của phòng khám
Khi bạn mở mới phòng khám, hãy mô phỏng hành vi di chuyển của bệnh nhân và các nhân viên trong phòng khám. Chẳng hạn, bạn muốn phòng tư vấn ở tầng trệt nơi bệnh nhân có thể vào thẳng từ bãi đậu xe. Bạn có muốn hành lang dễ điều hướng đến phòng điều trị. Bằng cách thiết kế không gian dễ điều hướng và quy trình di chuyển từ phòng tư vấn đến phòng điều trị hợp lý, bệnh nhân sẽ cảm thấy thoải mái hơn.
Và nếu bạn có một quy trình vận hành cho các nhân viên như: quy trình vô trùng dụng cụ phẫu thuật, quy trình thăm khám cho bệnh nhân, các nhân viên sẽ không lãng phí thời gian đi bộ một quãng đường dài để vận chuyển dụng cụ, thiết bị hoặc đưa bệnh nhân đến phòng điều trị. Để trả lời những câu hỏi này, bạn cần tìm hiểu quy trình làm việc cơ bản của mình sẽ diễn ra như thế nào.
3. Đánh giá chi phí
Quá trình vận hành phòng khám nha khoa sẽ đòi hỏi sự đầu tư về tiền bạc cũng như thời gian và công sức của bạn. Việc không xác định được chi phí thực tế của việc xây dựng một phòng khám nha khoa là một trong 10 sai lầm phổ biến nhất mà các nhà đầu tư chưa có kinh nghiệm mắc phải. Bạn cần xác định các chi phí dựa trên thiết kế thực tiễn, để có thể hoạch định kế hoạch tài chính phù hợp. Ngoài ra, còn có một số chi phí bạn cần thanh toán khi mới bắt đầu vận hành phòng khám.
3.1 Chi phí xây dựng
Chi phí cho phòng khám là một trong những chi phí lớn nhất mà bạn phải đối mặt. Bạn sẽ cần xem xét cẩn thận tổng chi phí để xây dựng. Chúng sẽ bao gồm:
- Thiết kế kiến trúc
- Hệ thống điện, nước
- Hệ thống cơ khí hỗ trợ thiết bị
- Cấu trúc hạ tầng mạng
- Hệ thống dân dụng (vệ sinh, bãi đỗ,…)
Cách tốt nhất để đánh giá các chi phí này là nhận hồ sơ đấu thầu từ các nhà thầu am hiểu các quy tắc xây dựng tại khu vực của bạn và các yêu cầu từ bộ y tế của phòng khám nha khoa. Chi phí đang tăng lên đáng kể nên điều quan trọng là bạn phải cập nhật thông tin.
3.2 Chi phí vận hành
Khi bạn có một phòng khám sẵn sàng hoạt động, bạn sẽ cần lập ngân sách cho chi phí vận hành sau:
- Hệ thống an ninh
- Hệ thống điện thoại
- Hệ thống công nghệ thông tin
- Hệ thống lưu trữ
- Nội thất
- Thiết bị nha khoa
3.3 Chi phí dự phòng
Khi vận hành phòng khám, hãy xem xét đến các chi phí dự phòng. Đây là những khoản tiền bổ sung mà bạn cần tích lũy để có thể trang trải các chi phí mà bạn chưa tính đến hoặc các chi phí bất ngờ phát sinh trong khi bạn xây dựng phòng khám. Một lần nữa, đây là lúc bạn nhận thấy sự quan trọng khi làm việc với một nhà thầu am hiểu trong lĩnh vực nha khoa.
4. Tuân thủ luật pháp và quy định từ bộ y tế
Khi bạn mở mới phòng khám và chọn vị trí phù hợp, hãy đảm bảo rằng bạn tuân thủ theo luật xây dựng cũng như quy hoạch khu vực của bạn.
Tuân thủ quy định bộ y tế cũng rất quan trọng. Phòng khám nha khoa phải có phòng khám bệnh có diện tích ít nhất là 10 mét vuông và nơi đón tiếp người bệnh (trừ Phòng khám tư vấn sức khỏe hoặc phòng tư vấn sức khỏe qua các phương tiện công nghệ thông tin, viễn thông). Trường hợp thực hiện thủ thuật, bao gồm cả kỹ thuật cấy ghép răng (implant) thì phòng thủ thuật phải có diện tích ít nhất là 10 mét vuông . Trường hợp phòng khám chuyên khoa răng – hàm – mặt có hơn 01 ghế răng thì phải đảm bảo diện tích cho mỗi ghế răng ít nhất là 5 mét vuông. Trường hợp phòng khám chuyên khoa sử dụng thiết bị bức xạ (bao gồm cả thiết bị X-Quang chụp răng gắn liền với ghế răng) phải đáp ứng các quy định của pháp luật về an toàn bức xạ.
Có thể bạn quan tâm:
5. Tiến độ thi công
Cuối cùng, hãy xem xét tiến độ thi công phòng khám có hoàn thành đúng thời gian bạn cần hay không. Những hạng mục nào cần hoàn thành trước để lắp đặt thiết bị giúp tiết kiệm thời gian. Ngoài ra, theo phong tục của Việt Nam thường sẽ có ngày tốt đến khai trương tuỳ theo tuổi của gia chủ, cũng nên lưu ý đến vấn đề này nếu bạn có sử dụng phong thuỷ cho việc cho địa điểm phòng khám.
5.1 Xây dựng nhóm tư vấn
Tự mình đưa ra tất cả những quyết định quan trọng mà bạn không có nhiều kinh nghiệm mở mới phòng khám không phải là một ý tưởng hay. Thay vào đó, hãy thiết lập một nhóm tư vấn có thể giúp bạn cân nhắc lại những quyết định, sao cho phù hợp nhất. Nhóm tư vấn bao gồm:
- Luật sư
- Kế toán viên
- Nhà thầu
- Kiến trúc sư
- Chuyên gia thiết bị nha khoa
Làm việc cùng nhau và duy trì liên lạc với các chuyên gia sẽ giúp đảm bảo dự án phòng khám của bạn thành công và khai trương đúng thời hạn.
5.2 Lập kế hoạch cẩn thận
Lập kế hoạch hoàn chỉnh trong quá trình xây dựng giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Những vấn đề phát sinh do lập kế hoạch không rõ ràng khiến bạn mất thêm rất nhiều thời gian để hoàn thiện dự án. Áp dụng bảng theo dõi tiến độ xây dựng bằng thời gian để đảm bảo hoàn thiện đúng ngày khai trương.
Lời khuyên
Lập kế hoạch, thiết kế và xây dựng không gian phòng khám rất quan trọng, nhưng cũng cần đảm bảo phòng khám đáp ứng được tính hợp pháp để vận hành. Nếu bạn đang cần thêm tư vấn và lời khuyên khi mở mới phòng khám, hãy liên hệ với Seadent để hoạch định kế hoạch xây dựng phù hợp với khả năng tài chính của bạn.
